Føler du deg misforstått?

Da kan det være nyttig å følge BBC-journalist Ros Atkins og lære litt om hans metoder for å uttrykke seg klart og enkelt. Han deler de kommunikasjonsfeilene som hindrer deg i å få poenget ditt frem, og hva du kan gjøre for å unngå dem.

Ros Atkins har skrevet boken "The Art of Explanation: How to Communicate with Clarity and Confidence" (Wildfire, september 2023) - McKinsey har skrevet om boken i serien Autor Talks.

Lytt gjerne til intervjuet med Atkins i denne podcasten - the journalism podcast

Du finner ham her på LinkedIn. 

Teksten under er et kondensat av artiklene.

The Art of Explanation - Atkins forteller i boken hvordan du kan utnytte kraften i kommunikasjon i møter med andre mennesker og hvordan du kan bygge tillit og skape resultater. Han forklarer hvordan du tar komplekse emner og destillerer dem til en kort og enkel tekst uten at å miste nyansene.

Å forklare er først å forstå

Når Atkins føler at han ikke kommuniserer så klart eller presist som han skulle ønske, betyr det som regel at han ikke har forstått to ting fullt ut. 

Det er:

1)    Hva prøver jeg konkret å formidle?

2)    Har jeg forstått detaljene i det emnet og hvordan jeg skal uttrykke meg om det?

Hvis det er slik at han tror han kan snakke om et tema, men ikke med nok presisjon og selvtillit graver han seg dypere inn i emnet. - Jeg må ikke bare forstå, men også tenke over hvordan jeg kan jeg oversette den informasjonen til setninger og forklaringer som klare og presise.

Forstå emnet først. Hvis du deretter finner elementene du ikke forstår fullt ut, kan du skaffe deg den informasjonen som skal til. Først da kan du gjøre de forberedelsene som må til for å uttrykke deg klart og tydelig.

Vær deg selv

Lyder dette som meg? Er et av de viktigste spørsmålene Atkins stiller seg når han jobber med hvordan han kommuniserer og forklarer. Skal vi informere, kommunisere eller påvirke, må folk som lytter ha tillit til oss. Det som gjør oss troverdig er at vi er ekte, autentiske. En av de beste måtene å være autentisk på, er bare å stoppe før du starter enhver form for kommunikasjon, skriftlig eller muntlig, og si, - Ville jeg snakke på denne måten?

Ha en plan for hendene

Folk ler ofte av Atkins når han forteller at det er en god idé å ha en plan for hendene. Det er lurt å bestemme hva du skal gjøre med dem. Putt venstre hånd i lommen, legg den på låret og bruk eventuelt høyre hånd for å fremheve ett poeng. Da unngår du at hendene dine blir en avledning fra budskapet ditt.

Forutse spørsmål

Når vi kommuniserer i møter med andre, der vi har dialog, kan det føles som om man har mindre kontroll enn når man skriver en e-post eller lager en PowerPoint-presentasjon.

Men Ros Atkins mener at det faktisk er mulig å få kontroll i slike situasjoner også ved å forberede seg på spørsmål man tror kan komme.

Man setter seg i den andres situasjon og stiller seg spørsmålet, hva ville jeg lurt på? Og hvis jeg er kritisk til deg og emnet hva ville jeg grave i?

Hvis du skal intervjues av en journalist kan du google opp tidligere intervjuer og se hvordan de har foregått. Er det et mønster? Har journalisten en bakgrunn eller utdannelse? Om en journalist er statsviter eller økonom kan gi utslag i ulike spørsmål.

Skriv ned svarene

Deretter er det opp til deg å forberede svar på spørsmålene. Skriv dem fullt ut. Finn ut hvordan du kan bygge bro til din historie. Sørg for at det høres ut som deg. Av og til vil det dukke opp spørsmål som du ikke har forberedt, men de vil trolig være i nærheten av den planen du har, så fortvil ikke.

Du må vite hva du prøver å formidle og hvorfor. Sett deg mål for hva du vil oppnå med budskapet. Hva er det du prøver å få folk til å føle, tenke og forstå. Når du vet det, kan du samle informasjon og bestemme deg for hva som er mest relevant. Lag så en struktur slik at du får en naturlig flyt.

Unngå stammespråk

Stammespråket skal vi unngå. Vi har alle vært der, når vi bruker ord og lange setninger som de færreste forstår. Her kan du igjen spørre deg, hva er det jeg prøver å formidle. Er det temaet komplisert, er det en fare for at din forklaring blir komplisert.

Du må stille deg spørsmålet hvordan kan jeg destillere dette slik at det blir enkelt, kort og klart. I Mellbye Kommunikasjon stiller vi gjerne spørsmålet, hvordan ville jeg forklare det for min mor. Hun er ingen ekspert, men er interessert og dermed mottakelig for den gode, korte og enkle informasjonen. Det krever at vi som formidler må forstå temaet.

Vi er tilbake til målet; Hva er viktig? Hva ønsker jeg å formidle, hva er det jeg ønsker at andre skal sitte igjen med og hvordan kan jeg påvirke dem. Hva kan jeg oppnå som følge av forklaringen?

De ikke nok men «manssplaining». Skaff deg kunnskap og oversette den til noe som er klart, kort og effektivt?

God og tydelige kommunikasjon handler om å gjøre komplekse ideer tilgjengelige og forståelige for andre. Øvelse og dedikasjon vil bidra til å forbedre disse ferdighetene over tid.